PDPA

English

Personal Data Protection Act 2010
Notice and Choice Principles Document

Notice and Choice Principles

In accordance with the Personal Data Protection Act 2010 (‘the Act’) which became enforceable on 15th November 2013 to regulate the processing of personal data in commercial transactions, Boustead Holdings Berhad, including its subsidiary companies, existing now and/or at a future date (hereinafter referred to as ‘the Company), is committed to ensure complete compliance with the Act.

This Notice gives you a good understanding on how we handle employees’/potential employees’ personal data that we collect, process and store in the Company and/or its subsidiaries/associate companies/related companies/entities, whether related or associated existing now or at a future date. This document is also intended to give you, as a data subject, knowledge on how you can control our disclosure of such data.

Please read the following, then sign and date this form where shown to indicate your consent and understanding of the contents.

We are processing your personal data

The Company needs to collect and process your personal data to which you are/may be a party to, in order to generally perform the following:-

  1. Perform the employment contract; or
  2. Offer you employment with us (in the event you are a candidate applying for employment with us).

Generally, your personal data that we collect and process, include but are not restricted to:-

Name, identification number (NRIC), EPF number, SOCSO number, income tax number, address, contact numbers, gender, nationality, date of birth, place of birth, marital status, height, weight, family information, education, IT skills, language proficiency, personal email address, photo, passport number, blood group, previous employers data, salary, bank account number, bank name and address, employment bond agreement, driving license number, vehicle information, hobbies/interests etc.

Sensitive Personal Data

Some of the personal data that we collect and process may include what is defined as ‘sensitive personal data’ under the Act and these include, but are not restricted to:-

  • Race.
  • Religion.
  • Health.
  • Political opinion.
  • Records of criminal offence.
  • Bankruptcy.

How do we use your data?

Generally, the Company will be using your personal data to discharge its obligations as your employer/potential employer. Specifically, the purpose for which your personal data may be used and further processed includes, but not restricted to, the following:-

  • For assessment of your job application with the Company.
  • For administration purposes related to employment.
  • For the purpose of complying with the statutory laws and requirements of governmental bodies and other related parties.
  • For the purposes of our corporate governance.
  • For the provision of personal data to authorized parties as may be requested by the employee.
  • For all other purposes in relation to or incidental to performing the employment contract such as:-
    1. Payroll.
    2. Medical benefits.
    3. Insurance coverage.
    4. Employment related benefits.
    5. Training and development requirements.
    6. Performance Management.
    7. Restructuring exercises.
    8. Career development and work allocation and management.
    9. Disciplinary action.
    10. Any other employment related purposes.

How is your data collected?

Most, if not all, of your personal data was obtained from you, either from the following sources or from any other information you provided:-

  • Resume.
  • Application form.
  • Personal particulars form.
  • Related certificates.

In some instances, your personal data may have been obtained from external sources including, but not restricted to the following:-

  • Reference checks/background checks/verification source (personal or private).
  • Third party service providers and/or any other future third parties in relation or incidental to the above.
  • Company properties e.g. computers, mobile phones, personal digital assistants (PDAs), facsimile machines and photocopiers.
  • Any media communication e.g. newspapers, journals, magazines, broadcasting medium, social network sites, blogs etc.

Your Rights

You may request access to and request correction of your personal data. In order to exercise your rights, you will have to submit the Request for Access/Update of Personal Data Form. You may obtain a copy of this Form from Group Human Capital Management Department, Boustead Holdings Berhad.

Phone Number     :    03 – 2141 9044 (ext. 222)
Fax Number        :    03 – 2143 5332
E-mail address     :    training.hra@boustead.com.my

Any request to exercise your rights shall be administered as per the Act. Please be informed that pursuant to the Act, your request may be rejected in certain circumstances.

To whom we may disclose your information

Your personal data will be kept confidential but it may be provided or disclosed to third parties for the purposes stated above. Whilst we do not disclose your information to any third parties unless it is within the ambit of permitted disclosures under prevailing laws/guidelines and/or you have consented to such disclosure, we may disclose your information to the categories of parties as listed below but not restricted to :-

  • Third party service providers and/or any other future third parties that  we may contract with such as travel agencies, insurance agencies, employment agencies, company secretary, banks, petrol card applications, internal and external auditors, training centers, remuneration survey companies, employees share purchase program, HR information systems etc.
  • Third party service providers for the purposes of performing reference checks, background screening, bankruptcy searches, criminal records etc.
  • The Company’s appointed medical practitioner(s).
  • Statutory bodies such as Employee Provident Fund, Social Security Organisation, Inland Revenue Board, Human Resource Development Fund etc.
  • Professional advisors including lawyers, accountants, auditors, insurers and brokers on a need to know basis for the purposes of providing their services/advices to us.
  • Agent or contractors acting on our behalf or appointed by us to act on our behalf for purposes of performing a contract of employment.

We will ensure that reasonable steps are taken by the above categories of parties to protect and/or maintain confidentiality of your information that we may disclose to them.

Limiting the processing of personal data

Although, as stated above, we only process your personal data for purposes related to performing a contract of employment, in the event your personal data is being processed for other purposes (with your consent), you have a right to request us to stop such processing. You may exercise this right by contacting the Group Human Capital Management Department, Boustead Holdings Berhad. This right extends to stopping the processing of your personal data which relates to the personal data of other persons.

Provision of Information

As an employee/a job applicant, you have the right to decide what information that you wish to provide. However, please be informed that all the information that we request for, as stated above, are mandatory information for us. If you choose not to provide and/or fail to supply us with such personal data (and/or decide not to give us consent to process your personal data, including explicit consent for sensitive personal data), we will not be able to perform the following:

  1. Perform the employment contract; or
  2. Offer you employment with the Company (in the event you are a candidate applying for employment with us).

Accordingly, if you decide not to provide the mandatory information to us, it may necessarily mean that the contract of employment will have to be terminated due to frustration of contract or that an offer of employment will not be made.

The Company reserves the right to review and/or amend this Notice from time to time and will communicate such changes along with the updated Policy on the Company’s website, and/or other appropriate communication means as may be determined by the Company.

Nothing in this Notice shall limit the rights of the Company and employees under the Personal Data Protection Act 2010.

 

  • This portion is intentionally left blank   

Bahasa Malaysia

Akta Perlindungan Data, Peribadi 2010
Dokumen Notis dan Prinsip-Prinsip Pilihan

Notis dan Prinsip-Prinsip Pilihan 

Selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi (‘Akta’) yang telah berkuatkuasa pada 15hb November 2013 untuk mengawal pemprosesan data peribadi bagi transaksi-transaksi komersil, Boustead Holdings Berhad, termasuk anak-anak Syarikat yang wujud sekarang dan/atau pada masa hadapan (selepas ini dirujuk sebagai ‘Syarikat’) adalah komited untuk memastikan pematuhan Akta berkenaan dengan sepenuhnya.

Notis ini menjelaskan bagaimana kami mengendalikan data peribadi pekerja atau bakal pekerja yang dikumpulkan, diproses dan disimpan oleh Syarikat dan/atau anak-anak syarikat/syarikat-syarikat bersekutu/syarikat-syarikat berkaitan/entiti-entiti, yang wujud sekarang dan/atau pada masa hadapan. Dokumen ini juga bertujuan untuk memberikan anda, selaku subjek data, pengetahuan bagaimana anda boleh mengawal pendedahan data peribadi anda oleh Syarikat.

Sila baca dan tandatangan Notis ini beserta tarikh untuk mengesahkan pemahaman dan persetujuan anda akan kandungannya.

Kami memproses data peribadi anda

Syarikat perlu mengumpul dan memproses data peribadi anda di mana anda adalah/boleh menjadi satu pihak bagi tujuan seperti berikut:-

  1. Melaksanakan kontrak perkhidmatan; atau
  2. Ditawarkan pekerjaan di Syarikat (jika anda adalah seorang calon yang sedang memohon untuk bekerja dengan kami).

Secara amnya, data peribadi anda yang dikumpul dan diproses oleh kami, adalah termasuk tetapi tidak terhad kepada:-

Nama, nombor kad pengenalan (K/P), nombor KWSP, nombor PERKESO, nombor cukai pendapatan, alamat, nombor telefon, jantina, kerakyatan, tarikh lahir, tempat lahir, status perkahwinan, ketinggian, berat, butiran keluarga, pendidikan dan pencapaian akademik, kemahiran komputer, penguasaan bahasa/dialek, e-mel peribadi, gambar, nombor pasport, kumpulan darah, data majikan terdahulu, gaji, nombor akaun bank, nama dan alamat bank, perjanjian bon perkhidmatan, nombor lesen memandu, , maklumat kenderaan,  aktiviti/ minat/ hobi dan lain-lain.

Data peribadi sensitif

Beberapa data peribadi yang dikumpul dan diproses oleh Syarikat mungkin merangkumi perkara-perkara yang ditakrifkan sebagai ‘data peribadi sensitif’ di bawah Akta dan ini adalah termasuk, tetapi tidak terhad kepada:-

  • Bangsa.
  • Agama.
  • Kesihatan atau keadaan fizikal/mental.
  • Pendapat politik.
  • Rekod-rekod kesalahan jenayah.
  • Bankrap/Muflis.

Bagaimana kami menggunakan data anda?

Secara amnya, Syarikat akan menggunakan data peribadi anda untuk melaksanakan tanggungjawab sebagai majikan/bakal majikan anda. Secara khususnya, data peribadi anda boleh diguna dan diproses seperti berikut, tetapi tidak terhad kepada:-

  • Untuk penilaian permohonan kerja anda dengan Syarikat.
  • Untuk tujuan pentadbiran yang berkaitan dengan pekerjaan.
  • Untuk tujuan mematuhi undang-undang berkanun dan syarat badan-badan kerajaan dan pihak-pihak lain.
  • Untuk tujuan tadbir urus korporat.
  • Untuk peruntukan data peribadi kepada pihak yang dibenarkan yang mungkin dipohon oleh pekerja.
  • Untuk segala tujuan lain yang berkaitan dengan atau yang bersampingan dengan kontrak perkhidmatan seperti:-
    1. Penggajian.
    2. Faedah-faedah perubatan.
    3. Perlindungan insurans.
    4. Faedah-faedah perkhidmatan yang berkaitan.
    5. Keperluan latihan dan pembangunan.
    6. Pengurusan prestasi.
    7. Pelaksanaan penstrukturan.
    8. Perkembangan kerjaya dan penempatan dan pengurusan kerja.
    9. Tindakan disiplin.
    10. Tujuan-tujuan lain yang berkaitan dengan pekerjaan.

Bagaimanakah data anda dikumpulkan?

Kesemua atau kebanyakkan data peribadi anda adalah diperolehi dari anda, sama ada dari sumber-sumber berikut dan/atau dari maklumat lain yang dibekalkan oleh anda:-

  • Resume.
  • Borang permohonan.
  • Borang butiran peribadi.
  • Sijil-sijil yang berkaitan.

Dalam keadaan tertentu, data peribadi anda mungkin diperolehi daripada sumber-sumber luaran yang berikut, tetapi tidak terhad kepada:-

  • Semakan rujukan/semakan latar belakang/sumber penentusahan (persendirian atau swasta).
  • Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan mana-mana pihak ketiga lain berhubung atau bersampingan dengan yang tersebut di atas.
  • Harta Syarikat sebagai contoh komputer, telefon bimbit, alat bantuan digital peribadi (PDA), mesin faksimile, mesin fotokopi dan lain-lain.
  • Apa jua bentuk media sebagai contoh akhbar, jurnal, majalah, media penyiaran, laman rangkaian sosial, blog dan lain-lain.

Hak Anda

Anda boleh memohon akses kepada data peribadi anda dan boleh memohon untuk meminda data peribadi anda. Untuk melaksanakan hak-hak anda, anda dikehendaki mengemukakan Borang Permohonan Untuk Mengakses/Mengemaskini Data Peribadi. Anda boleh mendapatkan borang ini daripada Jabatan Pengurusan Modal Insan Kumpulan, Boustead Holdings Berhad. Butirannya adalah seperti berikut:-

Nombor Telefon  :       03 – 2141 9044 (samb. 222)
Nombor Faks      :       03 – 2143 5332
E-mel                :       training.hra@boustead.com.my

Setiap permohonan untuk melaksanakan hak-hak anda akan diuruskan berdasarkan Akta. Sila maklum bahawa selaras dengan Akta, permohonan anda boleh ditolak dalam keadaan-keadaan tertentu.

Kepada siapa kami boleh mendedahkan maklumat anda

Data peribadi anda akan dirahsiakan akan tetapi boleh diberikan atau didedahkan kepada pihak-pihak ketiga bagi tujuan-tujuan seperti yang dinyatakan di atas. Walaupun kami tidak akan mendedahkan maklumat anda kepada mana-mana pihak ketiga melainkan ianya berada dalam lingkungan pendedahan yang dibenarkan di bawah undang-undang/garis-garis panduan yang sedia ada dan/atau anda telah memberikan persetujuan bagi pendedahan sedemikian, kami boleh mendedahkan maklumat anda kepada pihak-pihak seperti yang disenaraikan di bawah ini, tetapi tidak terhad kepada:-

  • Penyedia perkhidmatan pihak ketiga dan/atau mana-mana pihak ketiga yang lain yang mungkin di kontrak oleh Syarikat seperti agensi pelancongan, agensi insurans, agensi pekerjaan, setiausaha syarikat, bank, permohonan kad petrol, juruaudit-juruaudit luaran dan dalaman, pusat latihan, syarikat kajian ganjaran, program pembelian syer pekerja, percukaian, teknologi maklumat sumber manusia dan lain-lain.
  • Penyedia perkhidmatan pihak ketiga bagi tujuan melaksanakan semakan rujukan, semakan latar belakang, carian kebankrapan, rekod-rekod jenayah dan lain-lain.
  • Doktor perubatan yang dilantik oleh Syarikat.
  • Badan-badan berkanun seperti Kumpulan Wang Simpanan Pekerja, Pertubuhan Keselamatan Sosial, Lembaga Hasil Dalam Negeri, Dana Pembangunan Sumber Manusia dan lain-lain.
  • Penasihat-penasihat profesional termasuk peguam-peguam, akauntan-akauntan, juruaudit-juruaudit, penanggung-penanggung insuran dan broker-broker atas dasar perlu tahu bagi tujuan membekalkan perkhidmatan/nasihat mereka kepada Syarikat.
  • Ejen atau kontraktor-kontraktor yang bertindak bagi pihak kami atau dilantik oleh kami bagi tujuan melaksanakan mana-mana kontrak yang berkenaan dengan pekerjaan.

Kami akan memastikan agar langkah-langkah munasabah diambil oleh kategori pihak-pihak yang tersebut di atas untuk melindungi dan/atau mengekalkan kerahsiaan maklumat anda yang mungkin kami dedahkan kepada mereka.

Mengehadkan pemprosesan data peribadi

Walaupun seperti yang dinyatakan di atas, kami memproses data peribadi anda hanya bagi tujuan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu kontrak pekerjaan, jika data peribadi anda diproses bagi apa jua tujuan lain (dengan persetujuan anda), anda berhak untuk meminta kami untuk menghentikan pemprosesan sedemikian. Anda boleh melaksanakan hak ini dengan menghubungi Jabatan Pengurusan Modal Insan Kumpulan, Boustead Holdings Berhad. Hak ini dilanjutkan kepada menghentikan pemprosesan data peribadi anda yang berhubung kait dengan data peribadi individu lain.

Peruntukan Berhubung Maklumat

Sebagai seorang pekerja/pemohon pekerjaan, anda berhak untuk memutuskan apakah maklumat yang anda ingin berikan. Walau bagaimanapun, sila maklum bahawa kesemua maklumat yang dipohon oleh kami, seperti yang dinyatakan di atas, adalah maklumat mandatori bagi kami. Sekiranya anda memilih untuk tidak memberikan dan/atau gagal untuk memberikan kepada kami maklumat yang mengandungi data peribadi sedemikian, kami tidak dapat melaksanakan perkara seperti berikut:-

  1. Melaksanakan kontrak perkhidmatan; atau
  2. Menawarkan pekerjaan di Syarikat kami (di mana anda adalah seorang calon yang sedang memohon untuk bekerja dengan Syarikat).

Begitu juga, jika anda memutuskan untuk tidak memberikan maklumat mandatori kepada kami, ia bermakna kontrak perkhidmatan berkenaan perlu ditamatkan kerana kegagalan mematuhi syarat-syarat yang digariskan dalam kontrak atau tawaran pekerjaan tidak akan dibuat.

Syarikat berhak untuk menyemak semula dan/atau meminda Notis ini dari masa ke masa dan akan memaklumkan mengenai perubahan sedemikian bersama dengan polisi yang telah dikemaskini di laman sesawang Syarikat, dan/atau lain-lain bentuk komunikasi yang sewajarnya sebagaimana yang akan ditentukan oleh Syarikat.

Tiada apa pun dalam Notis ini yang akan mengehadkan hak-hak Syarikat dan pekerja-pekerjanya di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010.

Dokumen ini adalah terjemahan daripada Bahasa Inggeris. Sekiranya terdapat percanggahan di dalam mana-mana kandungan dokumen ini, rujukan akan dibuat pada versi di dalam Bahasa Inggeris. Interpretasi Syarikat terhadap notis ini juga dianggap muktamad.

PRIVATE & CONFIDENTIAL

 

DECLARATION OF CONSENT FOR PERSONAL DATA TO BE PROCESSED AND STORED IN
BOUSTEAD HOLDINGS BERHAD INCLUDING ITS SUBSIDIARY COMPANIES

 

I understand and agree that my personal data, including sensitive personal data, may be used for all human capital related purposes as aforementioned.

I further understand and agree that my personal data, including sensitive personal data, may be disclosed to third parties to verify and/or obtain additional information including education, institutions, current/previous employers and credit reference agencies. I voluntarily give the Company the right to make a thorough investigation of my past employment and activities, agree to co-operate in such investigation, and release from all liability or responsibility all persons, companies and/or corporations supplying such information. I hereby consent to all persons, companies and/or corporations sharing any information obtained about me in order for the Company to consider making an offer of employment to me.

Specifically, I hereby give my explicit consent to all persons, companies and/or corporations to share my sensitive personal data for the aforementioned purposes.

I understand that even if my application is unsuccessful, my personal data, including sensitive personal data, may be retained for consideration for future job opportunities in the Company.

By executing this form, I agree that the entire contents of this application form, as well as the report of any such examination, may be used by the Company. Specifically, further to the Personal Data Protection Act 2010, I hereby consent to the processing of my personal data, including giving my explicit consent for the processing of my sensitive personal data, by the Company and/or any of its subsidiaries, business partners, associate companies and/or third parties for the aforementioned purposes.

I confirm that I have duly obtained consent of my current/previous employers, my spouse, my children, my parents, my referees and/or any other third parties contained herein for the use and disclosure of their personal data, including obtaining explicit consent on their sensitive personal data to be processed by the Company in accordance with this application.

I acknowledge that I have read and understand the contents herein.